Côte d’Ivoire—Préindexation du recensement de 1975 [2e partie]


Directives de base pour L'indexation



Que sont les Directives de base pour l’indexation ?

Les Directives de base pour l’indexation sont des instructions pour tous les projets. Si les instructions du projet, les aides pour les champs ou les mises à jour du projet ne répondent pas à une question d’indexation, reportez-vous aux Directives de base pour l’indexation pour trouver une réponse à cette question.
 
Saisissez ce qui est écrit dans le document :

La plupart du temps, indexez ce qui est écrit dans le document. Les exceptions sont indiquées dans l’aide pour les champs, les instructions du projet ou les mises à jour du projet.

  • Les index sont créés pour aider les gens à trouver leurs ancêtres. Le chercheur peut ensuite examiner les renseignements sur l’image du document pour se forger ses propres interprétations et conclusions.
  •  L’index doit correspondre aux renseignements sur l’image qui est affichée.
  • Les renseignements les plus importants sur chaque image sont :

                     o Le nom de la personne correspondant à l’acte/document.
                     o La date et le lieu de l’événement indiqué (naissance, mariage, décès, recensement, etc.).
                     o Le nom des autres personnes de la famille mentionnées sur l’acte/document.

Tous les renseignements demandés sont importants pour l’index final, pour permettre aux personnes faisant des recherches de trouver plus facilement les noms. Si vous avez des questions en cours d’indexation :

  • Reportez-vous à l’aide pour les champs, aux instructions du projet et aux mises à jour du projet.
  • Reportez-vous aux Directives de base pour l’indexation.
  • Faites preuve de bon sens.
  • Ne faites pas de supposition sur les renseignements comme les noms de lieu qui ne sont pas spécifiquement indiqués.
  • Si nécessaire, prenez contact avec l’administrateur de votre groupe ou avec l’Assistance FamilySearch.

Renseignements corrigés :

Certains documents comportent des renseignements corrigés, barrés ou remplacés.

  • Si le renseignement est barré et remplacé, saisissez le renseignement de remplacement.
  • Si le renseignement est barré, non remplacé, et que le renseignement initial peut être lu, saisissez le renseignement barré.
  • Si le renseignement est barré, non remplacé, et que le renseignement initial ne peut pas être lu, appuyez sur les touches Ctrl+U pour indiquer que le champ est illisible.

Un document marqué « annulé » est traité comme s’il avait des renseignements corrigés ou barrés.

Erreurs dans les documents originaux :

Parfois, on trouve des erreurs dans les renseignements saisis sur le document original. Comme l’index doit reproduire ce qui est sur l’image, saisissez ce qui est écrit sur le document. Le chercheur qui trouve l’image peut décider de l’exactitude des renseignements. Cette exception à la règle concerne les projets qui comportent à la fois un champ de sexe et de lien de parenté. Si les champs de prénom et de lien de parenté correspondent, corrigez le sexe. Par exemple, si le document d’un recensement a pour prénom Marie, épouse comme lien de parenté et homme pour le sexe, indiquez femme pour le sexe.

Lignes vides :

Lorsque l’on rencontre une ligne vide en indexant un projet qui comporte des lignes numérotées à la machine ou à la main sur un formulaire ou un document, marquez toute la ligne comme vide. N’indexez pas le numéro de la ligne.

Lorsque l’on rencontre une ligne vide en indexant un projet qui ne comporte pas de lignes numérotées, n’indexez pas la ligne comme étant vide. Une fois que tous les actes auront été indexés, comptabilisez les lignes vides à la fin du formulaire ou document.

Marques de répétition :

Lorsque des marques ou d’autres indications de répétition figurent dans un document, saisissez le renseignement qui est répété.  Ne saisissez pas le mot « dito » ou la marque de répétition. Les indications de répétition peuvent être « idem » ou une ligne droite sous le nom de famille du chef de famille.

Variantes dans les actes/documents :

Saisissez toutes les versions du renseignement dans le champ correspondant en les séparant par le mot « ou ». Les variantes peuvent être des choses comme « 1843 ou 1848 », « Frederico ou Francis ».

Documents illisibles :

S’il est impossible de déchiffrer un renseignement, s’il est illisible, une partie d’un mot, tout un champ ou tout un acte est marqué comme illisible. Saisissez tous les chiffres et les lettres lisibles. Indiquez quel renseignement est illisible.

  • S’il est impossible de lire un chiffre ou une lettre, utilisez un point d’interrogation (?) à la place de chaque chiffre ou lettre illisible. Tous les champs de chiffres n’acceptent pas de point d’interrogation.

             Exemple : H?ndley
 

  • Si plusieurs chiffres ou lettres qui se suivent sont illisibles, utilisez un astérisque (*) à la place du groupe de chiffres ou de lettres. Tous les champs de chiffres n’acceptent pas de *.

            Exemple : Di*son
 

  • Si tous les chiffres ou lettres d’un champ sont illisibles, cliquez sur le champ puis sur le bouton Marquer le champ illisible.

             Remarque : Touche de raccourci - cliquez sur un champ puis appuyez sur Ctrl+U pour marquer que le champ est illisible ou cliquez avec le bouton droit de la souris sur un champ et sélectionnez Marquer le champ illisible.
 

  • Si tous les chiffres ou lettres d’un document sont illisibles, y compris le nom, la date et les autres champs obligatoires, cliquez sur un champ pour ce document puis sur le bouton Marquer que l’acte est illisible.

             Remarque : Touche de raccourci - cliquez sur un champ puis appuyer sur Ctrl+Maj+U pour marquer que tout le document est illisible ou cliquez  avec le bouton droit de la souris sur le champ et sélectionnez Marquer l’acte illisible.

  • Si un champ ou un document est marqué comme illisible, le progiciel indique <Illisible> dans le champ ou dans tout le document.

Inconnu :

Dans la plupart des projets, les mots descriptifs comme « inconnu » ou « ne sait pas » sont indexés comme un champ vide.

  • Si « inconnu » ou « ne sait pas » figure dans un champ obligatoire, appuyez sur Ctrl+B pour marquer que le champ est vide.
  • Si « inconnu » ou « ne sait pas » figure dans un champ qui n’est pas obligatoire, appuyez sur Tab pour sauter ce champ.

Ponctuation :

Si un signe de ponctuation, comme un tiret (-) ou une apostrophe (’) fait partie d’un nom, saisissez-le. Sinon, ne l’indiquez pas. Ne saisissez pas les points, les virgules, les parenthèses ou les points-virgules après les initiales, les abréviations ou entre les différents niveaux de localités quel que soit le champ.

Images en double :

  • On trouve des images en double lorsque deux photos ont été prises d’un même document.
  • Des données peuvent être les mêmes sur d’autres images qui ne sont pas en double.
  • Un renseignement en double n’est pas la même chose qu’une image en double.
  • En général, une image en double dans un lot ne doit pas être indexée. Toute exception est indiquée dans les instructions ou les mises à jour du projet.
  • Ne marquez que des images sont en double que dans un même lot. Ne marquez pas des images de la page précédente ou suivante comme des images en double.

Fractions ou lettres dans des champs de chiffres :

Dans les champs autres que celui de l’âge, comme l’adresse, le numéro de certificat, le numéro de la maison, etc. si le numéro comprend une fraction, n’indexez que le numéro entier et ne tenez pas compte de la fraction.{ Si un numéro comprend une lettre et que le champ de saisie n’accepte que des chiffres, ne tenez pas compte de la lettre.

Listes de référence :

Une liste de référence est une liste de noms, de lieux, de races ou d’autres types de renseignements qui peuvent aider à déchiffrer des données pour un champ. Les listes de référence sont automatiquement téléchargées avec le lot et sont disponibles pendant l’indexation. Les listes ont pour but d’aider à déchiffrer les renseignements difficiles à lire. Regardez si le nom ou le lieu figure dans les listes de référence. Cependant, les listes de références sont limitées et elles ne comportent pas toutes les variations d’orthographe, particulièrement pour les noms. Si le greffier a écrit quelque chose qui ne se trouve pas dans la liste, saisissez ce qui est écrit sur le document.

Si un champ a une liste de référence, cliquez dans le champ pour voir la flèche descendante à la fin du champ. Puis cliquez sur la flèche descendante puis sur la liste de référence à la fin de la liste déroulante.

 Ligne rouge ondulée ou fond coloré :

  • Tout renseignement qui ne figure pas dans la liste de référence s’affiche avec une ligne rouge ondulée ou un fond coloré.
  • Les mots marqués d’un fond de couleur ne veulent pas dire que vous avez fait une erreur puisque la liste de référence ne peut pas toujours comporter toutes les possibilités.
  • Avant qu’un lot ne soit transmis, un contrôle de qualité des renseignements indexés est effectué. Durant le contrôle qualité, revérifiez tous les renseignements marqués par une ligne rouge ondulé ou un fond coloré. Modifiez les renseignements ou indiquez que les données saisies sont exactes.

Sexe :

  • Le sexe d’une personne n’est en général indexé que s’il est précisément indiqué sur le document.
  • Exception – Le sexe peut être déduit de termes de lien de parenté comme fils, fille ou femme.
  • Exception – Le sexe peut être déduit d’un titre précis comme Mme ou M.
  • Ne déduisez pas le sexe en fonction d’un prénom.