Côte d’Ivoire—Préindexation du Recensement de 1975 [2F Partie]


Instructions générales pour l’indexation



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Indexation des lieux

  • Si un nom du lieu a été mal orthographié, orthographiez-le correctement. S’il a été abrégé et que vous pouvez déterminer à quoi correspond l’abréviation, saisissez le nom en entier à la place de l’abréviation. Aidez-vous de la liste de référence. Si vous n’êtes pas sûr de ce que signifie l’abréviation, indexez ce qui est écrit, sans la ponctuation.

Accents et autres caractères

  • Si le nom d’une personne ou d’un lieu est écrit avec un caractère qui ne se trouve pas sur votre clavier, comme le ò de Nicolò, veuillez insérer ce caractère en cliquant sur l’icone Saisir un caractère étranger (un carré avec un « ñ » à l’intérieur) puis en sélectionnant le caractère que vous voulez insérer ou :
    1. Dans la barre de menus, cliquez sur Modifier.
    2. Cliquez sur Caractères internationaux.
    3. Cliquez sur le caractère que vous voulez insérer.

Renseignements corrigés ou barrés

  • Quand un renseignement est barré et remplacé, saisissez le renseignement qui le remplace dans le champ qui convient.
  • Quand le renseignement est barré mais non remplacé et qu’il peut être lu, saisissez le renseignement barré.
  • Si le renseignement n’est pas barré mais remplacé ou ajouté, saisissez l’intégralité des renseignements le plus possible.
  • Quand le renseignement est barré et non remplacé, mais qu’il ne peut pas être lu, indiquez que le champ est illisible en appuyant sur les touches Ctrl+U.
  • Quand aucun renseignement d’un acte n’est lisible, indiquez que tout l’acte est illisible en appuyant sur les touches Ctrl+Majuscule+U.

Inconnu

  • Dans un champ obligatoire (un champ qui affiche « Obligatoire » dans la zone de saisie) : Si un acte ne contient pas les renseignements pour un champ demandé ou si le renseignement donné est une description comme le mot « inconnu » ou « ne sais pas », appuyez sur les touches Ctrl+pour indiquer que ce champ est vide. N’inscrivez pas le mot « vide » dans le champ d’indexation.
  • Dans un champ qui n’est pas obligatoire : si un acte ne contient pas les renseignements pour un champ demandé ou si le renseignement donné est une description comme le mot « inconnu » ou « ne sais pas », appuyez sur la touche Tabulation pour sauter le champ.

Ponctuation non nécessaire

  • Ne saisissez pas les points, les virgules, les parenthèses ou les points-virgules après les initiales, les abréviations ou entre les différents niveaux de localités quel que soit le champ.

Image en double

  • Si une image est la réplique exacte d’une image précédente du même lot, indexez la première image et indiquez Image en double dans le champ Type d’image pour la deuxième image.
  • Si l’image en double est plus facile à lire que la première image, regroupez les renseignements de l’image en double avec ce que vous avez indexez pour la première image.
  • Pour indiquer que la deuxième image est un double :
    1. Cliquez sur l’onglet Données de l’en-tête.
    2. Cliquez sur le champ Type d’image.
    3. Cliquez ici Image en double
    4. Appuyez sur la touche Tabulation ou Entrée puis, au message d’avertissement, cliquez sur Oui.

Listes de référence

  • Une liste de référence est une liste de noms, de lieux ou de termes servant à vous aider à déchiffrer les renseignements pour un champ précis. Tous les champs ayant une liste de référence afficheront une flèche descendante à droite du champ lorsque vous aurez sélectionné le champ pour y saisir des données.
    1. Cliquez sur la Flèche descendante.
    2. Sélectionnez Consulter.
  • Les listes de référence ne sont pas exhaustives. Si le greffier a écrit quelque chose qui ne se trouve pas sur la liste, saisissez ce qui a été écrit sur l’acte.

Ligne rouge ondulée

  • Une ligne rouge ondulée ou de la couleur dans le fond d’un champ ne signifie pas obligatoirement que vous ayez fait une erreur. Ces marques s’affichent parce que le mot que vous avez saisi ne figure pas dans la liste de référence. Ce n’est pas un problème. Vérifiez à nouveau ce que vous avez saisi. Lorsque vous êtes sûr que le renseignement est correct continuez avec le champ suivant.

Aide supplémentaire

  • Si vous avez besoin de davantage de renseignements sur les directives de base pour l’indexation pendant que vous indexez, appuyez sur la touche F1 et sélectionnez Directives de base pour l’indexation.