France, Coutances, Paroisses de la Manche 1792-1906


Project-Specific Indexing Instructions/Instructions spécifiques pour le projet



What Do the Records Look Like?
A quoi ressemblent les documents?

 

  • These records are handwritten.
  • Ces documents sont manuscrits.
  • The number of records on each image is variable.
  • Le nombre d’actes contenus dans chaque image est variable.
  • There are minor variations in the location of the data on these certificates.
  • La position des données à enregistrer dans les actes varie.
    1. Bapteme Record/Acte de baptême
    2. Mariage Record/Acte de mariage
    3. Inhumation Record/Acte d’inhumation 

Number of Records per Image:
Nombre d’actes par image:

  • The data entry area is set at three records per image. However, the number of records will vary per image for this project. You will need to adjust the number of lines to match the number of records.
  • La plage de saisie pour ces actes est prévue pour trois actes par image. Cependant le nombre d’actes par image étant variable, vous devrez ajuster le nombre de lignes afin de le faire coïncider avec le nombre d’actes. 
  • To set the data entry area for the appropriate number of records per image:
  • Pour adjuster la plage de saisie au nombre d’actes par image, procéder comme suit:
    1. Click Tools on the menu bar at the top of your screen.
    2. Cliquez sur Tools dans la barre de menu en haut de votre écran.
    3. Click Records per Image.
    4. Cliquez sur Records per Image.
    5. Set the number of records to match the number of records on the image.
    6. Ajuster le nombre de lignes d’enregistrement afin qu’ils correspondent au nombre d’actes par page.
    7. Click the Check Box to apply to all images.
    8. Cliquez sur Check Box afin de l’appliquer à toutes les images.
    9. Click OK
    10. Cliquez OK
  • Upon completion of each image, a message will appear asking if you want to add one or more records to this image. Click No.
  • A la fin de chaque image, un message vous demandera si vous voulez ajouter un ou plusieurs actes à cette image. Cliquez sur No.

Indexing the first record of a batch: Example
Indexation du premier acte d’un lot: 

  • When the first image of a batch begins with a partial record, start indexing at the first complete record.
  • Lorsque la première image d’un lot commence par la suite d’un acte, commencez à indexer à partir du premier acte complet.

Indexing records that span two images: Example
Indexation d’actes qui sont à cheval sur deux images: 

  • Indexing a record that begins at the bottom of one image and continues at the top of the next image.
  • Indexation d’un acte qui débute au bas d’une image et qui continue en haut de l’image qui suit.   
    1. Click on View.
    2. Cliquez sur View.
    3. Scroll down, and click on Show Next Image.
    4. Descendez et cliquez sur Show Next Image.
    5. Index the record while viewing both images concurrently.
    6. Indexez l’acte en visualisant les deux images en même temps.  

Indexing the last record of a batch: Example
Indexation du dernier acte d’un lot:

  • When the last record of the batch is not complete:
  • Lorsque le dernier acte d’un lot n’est pas complet:
    1. Be connected to the Internet and be working online.
    2. Connectez-vous à internet afin de travailler en ligne.
    3. Click on View.
    4. Cliquez sur View.
    5. Scroll down, and click on Show Next Image.
    6. Descendez et Cliquez sur Show Next Image.
    7. Index the record while viewing both images concurrently.
    8. Indexez l’acte en visualisant les deux images en même temps.   

Indexing Names:
Indexation des noms:

  • Surname: If the Surname or Maiden Name fields were left blank, do not index the surname from the father or spouse.
  • Nom de famille: Si le nom de famille ou le nom de jeune fille sont manquants, n’indexez pas à partir du nom de famille du père ou de l’épouse.
  • Title or Terms: Index titles or terms relating to any given name or surname. Some examples of these are: M, Mme, Miss, etc.  
  • Titres ou autre termes: Indexez les titres ou d’autres termes qui sont liés à un prénom ou un nom. Des exemples de ces titres ou termes sont : M, Mme, Mlle…etc…
  • Alias or AKA: Type the names that indicate an alias by using the word “or.”
  • Alias ou AKA: Enregistrez les noms qui sont liés au terme alias en utilisant le mot « ou ».

Indexing Places:
Indexation des lieux:

  • Spelling Out Abbreviations: When the place of death is abbreviated in the Parish field, type the complete name instead of the abbreviation. Use the Lookup lists for assistance.
  • Enregistrez les abréviations en toutes lettres: lorsque le lieu de décès est abrégé dans le champ de la paroisse, enregistrez le nom complet au lieu de l’abréviation. Utilisez la liste déroulante pour vous y aider.   

Corrected or Crossed-Out Information:
Information corrigée ou rayée:

  • When information is crossed out and then replaced, type the new data into the appropriate fields.
  • Lorsqu’une information est rayée et remplacée, enregistrer la nouvelle information dans les champs appropriés.
  • When the information is crossed out, not replaced, and can be read, type the crossed-out information.
  • Lorsque l’information est rayée, n’est pas remplacée mais est lisible, enregistrer l’information rayée.  
  • When the information is crossed out, not replaced, and cannot be read, mark the field unreadable by pressing Ctrl+U.
  • Lorsque l’information est rayée, n’est pas remplacée et est illisible, indiquez le champ comme illisible en appuyant sur Ctrl+U.
  • When every entry on a record cannot be read, mark the entire record unreadable by pressing Ctrl+Shift+U.
  • Lorsque tous les éléments d’un acte sont illisibles, enregistrer l’acte en entier comme illisible en tapant Ctrl+Shift+U.

Unknown:
Inconnu:

  • If a required field contains a descriptive word, such as: unknown, press Ctrl+B to mark the field as blank.
  • Si un champ requis contient un mot tel que: Inconnu, appuyez sur Ctrl+B pour le signaler comme manquant.
  • If a field that is not required contains a descriptive word, such as: unknown, press Tab to skip this field.
  • Si un champ non requis contient un mot tel que: Inconnu, appuyez sur la touche de tabulation afin de sauter ce champ.  

Unnecessary Punctuation:
Ponctuation inutile:

  • Do not type periods, commas, parentheses or semicolons after initials, abbreviations, or between multiple levels of localities for any of the fields.
  • N’enregistrez pas les points, les virgules, les parenthèses ou les points-virgules après des initiales, des abréviations ou entre différents niveaux de lieux pour chacun des champs. 

Duplicate Image:
Image dupliquée:

  • Use the first occurrence in a series of duplicated images to index the records.
  • Utilisez la première image dans une série d’images dupliquées pour indexer les actes.
  • If the first image is difficult to read, and an image following is easier, combine the information from the easier to read image with what was indexed from the first image.
  • Si la première image est difficile à lire et que la suivante est meilleure, combinez les informations des images les plus faciles à lire avec ce qui doit être indexé sur la première image.
  • Mark the second image as duplicate by doing the following:
  • Indiquez que la deuxième image est une duplication en faisant ce qui suit:
    1. Click the Down Arrow at the right side of the Mark As box on the toolbar in the middle of the indexing screen.
    2. Cliquez sur Down Arrow sur le côté droit de la boîte Mark As de la barre des tâches au milieu de l’écran d’indexation.
    3. Select Duplicate Image from the list.
    4. Sélectionnez l’image dupliquée à partir de la liste.  

                           Or
                           Ou

    1. On the tool bar, click Edit.
    2. Sur la barre des taches cliquez sur Edit
    3. Select Mark Document As.
    4. Sélectionnez Mark Document As.
    5. Click on the radio button in front of Duplicate.
    6. Cliquez sur le bouton en face de Duplicate.

Lookup Lists:
Liste déroulante:

  • A lookup list is a collection of common names, places, races, etc, to help decipher a specific field. All fields that have a corresponding lookup list will have a black arrow at the right side of the column.
  • Une liste déroulante est une série de noms de famille, de noms de lieux etc…qui aident à déchiffrer un champ spécifique. Tous les champs qui possèdent une liste déroulante ont une fléche noire sur le côté droit de la colonne.   
  • Click the Drop Down Arrow.
  • Cliquez sur Drop Down Arrow.
  • Select Lookup for the appropriate list for that field to appear.
  • Sélectionnez Lookup pour faire apparaître la liste appropriée pour ce champ.
  • The lookup lists are not comprehensive. If the clerk wrote something that is not in the list, type what was written on the certificate.
  • Les listes déroulantes ne sont pas complètes. Si le prêtre a écrit quelque chose qui ne se trouve pas dans la liste, enregistrez ce qu’il a écrit dans l’acte. 

Red Wavy Line:
Ligne rouge ondulée:

  • The red wavy line does not mean that you made a mistake. It appears because the word you typed is not in the lookup list. This is okay. Always type what is on the certificate.
  • La ligne rouge ondulée ne signifie pas que vous avez fait une erreur. Elle apparaît lorsque le mot que vous avez tapé ne se trouve pas dans la liste déroulante. C’est acceptable. Enregistrez toujours ce qui se trouve dans l’acte.

For Additional Help:
Pour obtenir de l’aide supplémentaire: