Costa Rica—Registro Civil, Índices de nacimientos y defunciones, 1860–1975 [Parte A]


Instrucciones generales de indexación



Cómo indexar lugares

  • Si el nombre del lugar se escribió mal, escríbalo correctamente. Si se abrevió y puede determinar a qué equivale la abreviatura, escriba el nombre completo en lugar de la abreviatura. Utilice la lista de consulta para obtener ayuda. Si no sabe a qué equivale la abreviatura, indexe lo que está escrito, excepto los signos de puntuación.

Signos diacríticos y otros caracteres

  • Si el nombre de una persona o de una localidad está escrito con un carácter que no esté en el teclado, tal como la “ò” en Nicolò, introduzca el carácter haciendo clic en el icono Ingresar caracteres especiales (el cuadrado con una “ñ”) y seleccione el carácter que desee insertar, o bien:
    1. En la barra de menús, haga clic en Editar.
    2. Haga clic en Letras internacionales.
    3. Haga clic en la letra que desee insertar.

Información corregida o tachada

  • Si la información se tachó y se reemplazó, ingrese la nueva información en los campos correspondientes.
  • Si la información se tachó y no se reemplazó, pero se puede leer, ingrese la información tachada.
  • Si la información no se tachó, sino que se reemplazó o se agregó, escriba la versión más completa del registro.
  • Si la información se tachó, no se reemplazó y no se puede leer, marque el campo como ilegible presionando Ctrl+U.
  • Cuando no se pueda leer ningún campo de un registro, marque el registro entero como ilegible con Ctrl+Mayús+U.

Desconocido

  • En el caso de los campos obligatorios, es decir los campos que indican “<Requerido>”, si un registro no incluye la información del campo o la información incluye la descripción “desconocido” o “no se sabe”, presione la tecla Ctrl+B para marcar el campo como en blanco. No ingrese el término “en blanco” en el campo de indexación.
  • Si se trata de un campo que no es obligatorio y un registro no incluye la información del campo o la información incluye la descripción “desconocido” o “no se sabe”, presione la tecla Tab para pasar al siguiente campo.

Signos de puntuación innecesarios

  • No ingrese puntos, comas, paréntesis ni punto y coma después de iniciales, abreviaturas o entre múltiples niveles de localidades en ningún campo.

Signos de ídem

  • Si un registro contiene marcas de duplicación o signos similares de repetición, escriba la información que esté en el registro o campo anterior.

Listas de consulta

  • Una lista de consulta es una colección de nombres, lugares o términos que le puede ayudar a descifrar el contenido de un campo específico. Todos los campos que tengan una lista de consulta tendrán una flecha hacia abajo del lado derecho del campo una vez que haya seleccionado ese campo para el ingreso de datos. Para obtener acceso a la lista:
    1. Haga clic en la flecha hacia abajo.
    2. Seleccione Consulta.
  • Las listas de consulta no incluyen todas las entradas posibles. Si el escribiente anotara un dato que no se encuentra en la lista, entonces escriba lo que esté anotado en el documento.

Línea ondulada roja

  • El subrayado ondulado rojo o el color de fondo de un campo no indican necesariamente que ha cometido algún error. Aparecen porque la palabra que ingresó no está en la lista de consulta. Dicha situación es aceptable. Verifique la información que haya ingresado. Una vez que se asegure de que la información sea correcta, continúe con el siguiente campo.

Imágenes en blanco y sin datos para indexar

  • Si una imagen o un formulario está en blanco, marque la imagen como Imagen en blanco en el campo Tipo de imagen. Si una imagen contiene solamente información que no necesita indexarse, marque la imagen como Imagen sin datos para indexar.
    1. Seleccione la pestaña Datos de encabezado. (Si el lote no tiene la pestaña Datos de encabezado, haga clic en la pestaña Estilo tabla o Estilo formulario).
    2. Haga clic en el campo Tipo de imagen.
    3. Haga clic en la opción de la lista que mejor describa la imagen.
    4. Presione Tab o Entrar.
    5. En el mensaje de advertencia, haga clic en .
    6. Luego, continúe con la imagen siguiente del lote, o bien, si no hay más imágenes que indexar, envíe el lote.

Imágenes duplicadas

  • Si una imagen es un duplicado exacto de una imagen anterior en el mismo lote, indexe la primera imagen y marque la segunda imagen como Imagen duplicada en el campo Tipo de imagen. Para marcar una imagen como duplicada:
    1. Haga clic en la pestaña Datos de encabezado.
    2. Haga clic en el campo Tipo de imagen.
    3. Haga clic en Imagen duplicada.
    4. Presione Tab o Entrar.
    5. En el mensaje de advertencia, haga clic en .
  • Si la imagen duplicada se lee más fácilmente que la primera imagen, combine la información de la imagen duplicada con lo que haya indexado en la primera imagen.

Cómo ocultar o reorganizar los campos de indexación

  • Es probable que algunos registros no incluyan de forma regular la información de ciertos campos de indexación, o bien, que los campos se presenten en los registros en un orden distinto al predeterminado en el área de entrada de datos.
  • Puede optar por ocultar ciertos campos que no se utilicen con frecuencia o por cambiar el orden de los campos de indexación.
  • Para cambiar el orden de los campos de un lote de indexación:
    1. Haga clic en Ver en la barra de menús.
    2. Haga clic en Organizar campos.
    3. En la ventana Campos seleccionados, haga clic en el nombre del campo que desee mover.
    4. Haga clic en la flecha hacia arriba o hacia abajo para mover el campo hacia arriba o hacia abajo dentro de la lista.
    5. Haga clic en Aceptar.
  • Para ocultar campos mediante la ventana Organizar campos:
  • En la ventana Campos seleccionados, haga clic en el nombre del campo que desee ocultar.
  • Haga clic en la flecha hacia la derecha.
  • Haga clic en Aceptar.
  • Haga clic en el nombre del campo en la ventana Campos ocultos.
  • Haga clic en la flecha hacia la izquierda.
  • Haga clic en Aceptar.
  • Para mostrar los campos ocultos mediante la ventana Organizar campos: