Belgique—Registres Civils, 1851–1900 [Partie 2E]


Instructions générales pour l’indexation



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Téléchargement d’images

  • Pour commencer à indexer, vous devez d’abord télécharger un « lot » d’images. Les lots sont des petits groupes d’images qui peuvent souvent être indexés en 30 à 60 minutes.
  • Puis, cliquez sur le boutonTélécharger un lot, et sélectionnez ce nom de projet dans la liste. Pour voir le nom du projet dans la liste, il vous faudra peut-être sélectionner Afficher tous les projets en haut de la fenêtre Télécharger un lot.

Taille de l’image

  • Pour agrandir l’image, cliquez sur l’icône Zoom avant (un cercle avec un signe plus (+) à l’intérieur)
  • Pour rétrécir l’image, cliquez sur l’icône Zoom arrière (un cercle avec un signe moins (-) à l’intérieur)
  • Près de la case entre les deux cercles, cliquez sur la flèche descendante et réglez le pourcentage du zoom en cliquant dessus. Si vous souhaitez travailler avec un pourcentage de zoom différent de ceux figurant dans la liste, cliquez dans le champ, saisissez un nombre, puis appuyez sur la touche Entrée.

Inversion de l’image

  • Quand l’image est difficilement lisible, il arrive qu’elle soit plus facile à lire quand on l’inverse.
  • Pour inverser l’image (lettres en blanc sur fond noir), cliquez sur l’icône Inverser l’image en cours, qui est un carré divisé en deux triangles.

Effet miroir

  • Parfois une image peut-être à l’envers. (Le texte apparaît comme s’il avait été écrit à l’envers.) Pour afficher le reflet d’une image :
    1. Dans la barre de menus, cliquez sur Afficher.
    2. Cliquez sur Effet miroir.

Utilisation de la règle

  • Une règle est disponible pour vous aider à suivre les renseignements sur l’écran.
  • Si vous choisissez d’utiliser la règle, sachez que la règle n’est pas ancrée à l’écran d’indexation et qu’elle ne se déplace pas automatiquement à mesure que vous passez à une nouvelle saisie. Pour afficher la règle :
    1. Dans la barre de menus, cliquez sur Afficher.
    2. Sélectionnez Faire apparaître la règle.
  • Pour déplacer la règle, placez le curseur de votre souris sur la barre de la règle. Lorsque le curseur devient une flèche à quatre pointes, cliquez et maintenez le bouton de la souris, puis faites glisser le curseur en haut ou en bas pour déplacer la règle.
  • Pour régler la largeur de la règle, placez le curseur de votre souris sur le bord du haut ou celui du bas de la règle. Lorsque le curseur devient une flèche à deux pointes, cliquez et maintenez le bouton de la souris, puis faites glisser le curseur en haut ou en bas pour régler la largeur de la règle.
  • Pour changer la couleur de la règle :
    1. Dans la barre de menus, cliquez sur Outils.
    2. Cliquez sur Options.
    3. Cliquez sur l’onglet Afficher.
    4. À droite de Couleur de surbrillance, cliquez sur la flèche descendante.
    5. Choisissez la couleur désirée.
    6. Cliquez sur OK.
    7. Fermez l’écran de saisie des données et rouvrez le lot pour que le changement prenne effet.

Champs obligatoires

  • Dans un champ obligatoire (un champ qui affiche « obligatoire » dans la zone de saisie) : si un acte ne contient pas les renseignements pour un champ demandé ou si le renseignement donné est une description comme le mot « inconnu » ou « ne sais pas », appuyez sur les touches Ctrl+B pour indiquer que ce champ est vide. N’inscrivez pas le mot « vide » dans le champ d’indexation.
  • Dans un champ qui n’est pas obligatoire : si un acte ne contient pas les renseignements pour un champ demandé ou si le renseignement donné est une description comme le mot « inconnu » ou « ne sais pas », appuyez sur la touche Tabulation pour sauter le champ.

Que faire en cas de variante dans un acte

  • Si vous voyez des différences importantes pour un même renseignement dans un acte, saisissez les deux versions en les séparant par le mot ou. Les variantes peuvent être comme « 1843 ou 1848 », « Frederico ou Francis ».

Documents illisibles

  • Saisissez tous les chiffres et toutes les lettres raisonnablement lisibles. Si vous n’arrivez pas à lire certains caractères :
    1. Mettez un point d’interrogation (?) pour indiquer que vous n’arrivez pas à lire un caractère, comme 18?4 ou Deur?e.
    2. Mettez un astérisque (*) pour indiquer que vous n’arrivez pas à lire plusieurs caractères, comme 1*5 ou Br*.
    3. Si vous n’arrivez à lire aucun chiffre ni aucune lettre d’un champ, appuyez sur Ctrl+U pour indiquer que le champ est illisible.
    4. N’utilisez pas de point d’interrogation, d’astérisque et n’indiquez pas qu’un champ est illisible si la totalité d’un champ ne figure pas sur l’acte. Si les renseignements d’un champ obligatoire ne figure pas sur l’acte, appuyez sur Ctrl+B pour indiquer que le champ est vide. Si le champ n’est pas obligatoire et que les renseignements ne figurent pas sur l’acte, appuyez sur la touche Tabulation pour simplement laisser le champ vide, mais indexez les autres renseignements figurant sur l’acte.

Contrôle qualité

  • Lorsque vous avez terminé un lot, le logiciel va automatiquement lancer le contrôle qualité.
  • Durant ce contrôle qualité, le logiciel vérifie les champs obligatoires qui ont été laissés vides et les renseignements qui ne figurent pas sur les listes de référence associées (champs comportant une ligne rouge ondulée ou un fond en couleur). Cette indication ne signifie pas que vous ayez fait une erreur, elle vous permet de revérifier les données que vous avez saisies. Votre tâche consiste à revoir ces champs et à vous assurer que les renseignements que vous avez saisis sont corrects.
    1. Vérifier le champ en surbrillance. Si vous êtes sûr d’avoir bien saisi le renseignement, cliquez sur Accepter.
    2. Si vous avez fait une erreur lors de la saisie d’une donnée, saisissez la bonne donnée et cliquez sur Changer.

Quelques raccourcis

  • Ctrl+U : U signifie « unreadable » (illisible en français).
  • Ctrl+B : B signifie « blank » (vide en français ; ce qui signifie que le renseignement n’est pas disponible).
  • Ctrl+D : D signifie « en double ». Lorsque vous appuyez sur Ctrl+D, vous saisissez les mêmes données que vous avez saisies dans le même champ de l’acte précédent.

Directives de base pour l’indexation

  • Saisissez ce que vous voyez.
  • Faites preuve de jugement et ayez confiance en vous.
  • Pour obtenir des directives de base pour l’indexation plus détaillées, appuyez sur F1 lorsque vous utilisez le logiciel d’indexation.